タイのバンコクを中心に越境EC ASEAN7億人市場に挑戦

メイドインジャパンがタイ、マレーシアで笑顔を作る!

ネットショップの帳票の最適化で業務の効率化を図る

   

タイのバンコクで越境ecのコンサルティングを行っています。今日は地味ながら大切な帳票について記載させて頂きます。

ECサイトの運営で必要な帳票はお客様の業務形態によって異なるのですが、今までで必要になったものをベースにご説明致します。

・お見積書(Quotatoin)

eコマースサイトですとお見積書は多くの場合は不要ですが、お客様の取り扱う商品が部材や機材にあたるものが多く、大量及び多品種に及ぶため、ネットショップである程度の価格と商品の在庫をお客様で確認した後は直接お電話を頂くケースが多かったとのことです。お電話を頂く理由として多かったのが、社内で予算の承認を取りたいので見積書を頂きたいとのことでした。B To Bのお取引の場合、この様なケースは稀ですが発生致します。弊社では、購入のフローの中でカートの中身を確認できる画面でお見積書のダウンロードを可能とする機能をご提供することで、お見積りのための電話対応業務の負荷を軽減致しました。

・発注書(Purchase order)

越境ECではしばしばお客様の商品をお預かりして、代理で販売すると言ったことが発生します。その場合、ECサイトの運営者と商品の提供者は別となります。ここまでは良くあるお話なのですが、越境ECを運営している法人(A社)と商品を提供している法人(B社)の間のビジネス上の形態として、ネットショップ運営側(A社)で在庫を持たないという取引を敢えて行う場合がございます。そのメリットはコンサルティング契約を頂いているお客様にご提供している内容ですので、ここでは割愛しますが、この場合、ユーザからのオーダーに対して、A社からB社に発注書を送る必要があります。1つの注文に対して、一つの発注書が基本でして、大変な量になります。弊社ではA社からB社への発注書の帳票は自動生成してメール等でお送りする様な機能を提供しています。

・ご請求書(Tax Invoice)

購入ユーザへ商品をお届けするときに添付書類として必須なのが、ご請求書です。帳票として請求書をアウトプットすることは特別なことではありませんが、会計処理との整合性や売上管理や販売傾向分析を考えたとき、帳票にあるべき項目は検討が必要となってきます。弊社では会計処理まで念頭に入れた帳票設計を行う事で経理業務の効率化を実現するお手伝いをしています。

 

・配送指示書(Delivery order)

お客様の方で倉庫をお持ちの場合に倉庫担当者に出荷指示を行うための帳票です。商品をピックアップして梱包し、配送集荷場所に置くまでの作業を行うために必要な項目が記載されている必要があります。倉庫の配送業務時間内に処理しなければならない注文を確定するために、配送指示書は当日の何時までのオーダーを担当者にメール等で通知する様にしています。それ以後の注文については翌日の出荷指示書として通知することで業務の円滑化を図ります。

・仕入れ注文書(Purchase order)

越境ECでは日本側へ定期的に商品の在庫を発注しますが、この業務は自動化することができます。商品マスターに在庫の閾値を設定しておくと、仕入のための発注をしなければいけないタイミングがわかります。在庫切れによる販売機会の消失を避けるためにも事前に商品を補充しておくことが重要です。週一程度で閾値を下回るものをリストで集計し、それぞれの仕入れ元に対する発注書を自動で生成してメールで先方の担当者宛に送ると言ったことが可能です。自動発注機能により、在庫管理業務の効率化が可能です。

越境ecを立ち上げる際は、売ることに注力しがちですが、最初に売れた後の事を考えてecサイトを構築する事をお勧めしております。ご興味のあるお客様がございましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。

chouhyou

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